Kategori Map

Mengenal Salah Satu Perlengkapan Kantor Bernama Map Beserta Jenis Dan Fungsinya

Pada sebuah kantor dan kegiatan belajar-mengajar, perlengkapan serta alat-alat tulis memang perlu dilengkapi keberadaannya. Hal ini dikarenakan masing-masing perlengkapan kantor memiliki peranan penting, Perlengkapan tersebut haruslah dipenuhi agar kegiatan bekerja, belajar, serta aktivitas sejenis lainnya dapat berjalan dengan lancar dan rapi. Beberapa contoh peralatan yang wajib dimiliki, antara lain pensil, pulpen, buku, spidol, penggaris, lembar-lembaran kertas, nota, penghapus, dan lain sebagainya. Selain alat-alat tersebut, tentunya Anda akan membutuhkan suatu alat atau benda yang bisa dijadikan sebagai tempat menyimpan berkas-berkas tertentu, misalnya seperti map.

Map memiliki beraneka ragam bahan-bahan dan bentuk, tergantung dengan jenisnya masing-masing. Namun faktanya, mayoritas orang banyak yang tidak mengetahui bahwa map memiliki jenis yang sangat beragam, begitupun juga kegunaannya. Map merupakan salah satu perlengkapan kantor yang memiliki fungsi untuk menyimpan lembaran kertas, agar dapat lebih teratur dan terlindungi. Hal tersebut dilakukan agar dokumen yang terdiri dari satu lembar bahkan hingga kumpulan lembar kertas tidak tercecer. Pada umumnya map terbuat dari bahan plastik atau kertas. Map umumnya dibubuhi judul tentang isi map tersebut di bagian depan atau bisa juga di punggung map, sehingga akan lebih mudah pada saat mencarinya. Selain itu, biasanya map juga diberi label berdasarkan isi yang terdapat di dalamnya, atau dapat diberi label langsung pada tempat penulisan judul. Maka, materi bisnis atau file Anda akan terlihat jauh lebih baik, rapi dan dapat diandalkan apabila terorganisir penyimpanannya.

Beberapa Manfaat Penyimpanan Dokumen Pada Map

• Dapat lebih mudah dalam mencari dokumen.

Hal ini dikarenakan penyimpanan dokumen dengan menggunakan map, biasanya bisa di taruh di kabinet yang terbuka, sehingga seluruh folder menjadi lebih mudah untuk ditemukan kembali pada saat mencarinya.

• Tidak merusak kertas.

Terdapat beberapa jenis map yang penggunaannya tidak perlu melubangi kertas, layaknya penyimpanan dokumen dengan menggunakan ordner, sehingga informasi yang terdapat didalam dokumen dapat terjaga untuk waktu yang lama. Selain itu dengan menyimpan dokumen pada map, hal ini meminimalisir kertas menjadi rusak, lecek atau kotor, karena terlindungi oleh cover map.

• Dapat menghemat biaya.

Dengan menggunakan map, maka Anda tidak perlu lagi membutuhkan rak atau lemari besar untuk menyimpan dokumen, cukup rangka besi yang bisa dimanfaatkan untuk menggantung semua dokumen di dalam map, dengan biaya pembuatan rangka yang lebih jauh terjangkau. Namun, apabila menurut Anda penggunaan rak besi dinilai kurang aman, tidak ada salahnya juga untuk tetap menggunakan rak atau lemari besar untuk menyimpan map berisi dokumen-dokumen penting tersebut.

Berbagai Jenis Map Beserta Fungsi Penggunaannya

• Map Folio

Map folio merupakan jenis map yang paling sering digunakan oleh banyak orang, diantara berbagai jenis map lainnya yang beredar di pasaran. Pada umumnya, map folio terbuat dari bahan kertas karton yang berukuran relatif cukup tebal. Map ini memiliki bentuk persegi panjang, serupa dengan bentuk lembar kertas folio, namun mempunyai ukuran yang agak lebih besar. Jenis map folio ini dibuat secara khusus, agar penggunanya dapat mengambil ataupun mengeluarkan berkas dengan mudah. Apabila Anda perhatikan secara seksama, terdapat daun penutup pada setiap sisi yang terletak di bagian dalam map folio. Daun penutup tersebut memiliki fungsi yaitu untuk menahan atau menopang surat yang terdapat di dalam map folio. Dengan begitu, maka dokumen ataupun surat-surat yang disimpan didalamnya tidak akan terjatuh atau tercecer ke samping.

• Map Snelhecter

Jenis map snelhecter ini mempunyai bentuk yang mirip dengan sampul buku dan juga map folio, akan tetapi terdapat ruas yang keras di bagian tengah mapnya. Pada bagian ruas map snelhecter tersebut, terdapat setangkai pengikat yang menempel untuk mengikat berkas. Map jenis ini terbuat dari bahan dasar berupa plastik. Jenis map snelhecter ini khusus ditujukan untuk penyimpanan berkas-berkas aktif dan juga pasif. Maksudnya yaitu Anda dapat menggunakan map jenis ini untuk menyimpan berkas dalam jangka waktu yang singkat ataupun dalam tempo yang relatif lama. Satu hal yang perlu diingat, bahwa berkas yang ingin disimpan di dalam map jenis ini harus diberi lubang terlebih dahulu bagian sampingnya dengan perforator atau alat pelubang kertas sebelum diikat, agar bisa dimasukkan ke dalam map snelhecter ini.

• Map Amplop

Map jenis ini dikhususkan untuk keperluan pengiriman surat via pos. Map amplop ini memiliki bentuk berupa persegi panjang dan juga berwarna cokelat. Pada umumnya, di setiap bagian pinggir map, terkadang terdapat garis-garis spiral yang berwarna merah-biru. Selain itu, map jenis ini terdapat juga tali pengikat dibagian tengahnya, agar berkas yang berada di dalam map amplop tersebut tidak mudah tercecer atau keluar. Namun, ada juga produk map amplop yang tidak menggunakan tali pengikat, melainkan hanya menggunakan lipatan di salah satu bagian sisinya. Jika dibandingkan dengan jenis map folio, bahan dasar map amplop ini cenderung lebih tipis. Namun hal inilah yang membuat beban map amplop tidak terasa berat alias ringan.

• Map Folder

Map folder merupakan jenis map yang memiliki bentuk cukup unik dan berbeda jika dibandingkan dengan jenis map lainnya. Jenis map ini terbuat dari bahan plastik yang tampak lebih bening, sehingga pengguna bisa melihat apa isi dari map folder tersebut. Selain itu, map folder tidak mempunyai daun penutup, pengikat, ataupun ruas yang keras. Jenis map ini hanya mempunyai lipatan pada salah satu bagian sisinya saja. Apabila jenis map amplop memiliki lipatan pada sisi kanan maupun kiri dari map, maka tidak demikian dengan map folder. Map folder memiliki lipatan yang terletak pada bagian sisi atas atau bawah, dan juga terdapat kancing untuk menutupi jenis amplop ini. Pada umumnya, map folder digunakan untuk menyimpan berkas atau dokumen sekaligus melindunginya dari tumpahan air.

• Map Kantong (Zipper Bag)

Zipper bag atau biasa disebut dengan istilah Map kantong, merupakan jenis map yang memiliki rupa persegi panjang dan bagian atasnya diberi tambahan resleting. Selain itu, map jenis ini terbuat dari bahan plastik bening atau plastik bercorak yang biasanya bersifat kokoh atau kaku. Berbeda dengan jenis map lainnya, map kantong ini dibuat dengan bahan yang dinilai lebih elastis, sehingga memiliki kapasitas muatan yang lebih besar.

• Hanging Folder atau Map Gantung

Map gantung merupakan jenis map yang memiliki besi penggantung serta umumnya dipasang pada gawang yang terdapat pada filing cabinet. Map gantung ini memiliki tab yang berfungsi untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang terdapat di dalamnya.

• Map Odner

Jenis map odner ini merupakan map dengan ukuran besar yang mirip dengan map snelhecter, sehingga map ini seringkali disebut juga dengan istilah map snechelter versi besarnya. Map odner memiliki ukuran punggung yang dapat mencapai 5 cm atau sekitarnya. Selain itu, setiap sisi dari map jenis ini, terbuat dari bahan plastik padat yang keras, itulah mengapa map odner ini pun bersifat lebih kaku dan bentuknya lebih bersiku. Walaupun map odner ini menyerupai map snelhecter, namun map jenis ini tidak menggunakan pengikat, melainkan terdapat penjepit yang terbuat dari besi. Map odner ini pun umumnya digunakan untuk menyimpan berkas atau dokumen dalam jumlah yang banyak.