Kategori Mesin Penghancur Kertas

TIDAK SEMBARANGAN, INI ALASAN PENTINGNYA MENGGUNAKAN MESIN PENGHANCUR KERTAS

Rahasia perusahaan yang sensitif dan informasi pribadi klien menjadi sesuatu yang vital dalam menghadapi persaingan bisnis dan semakin banyak orang kini peduli menjaga informasi pribadi mereka. Meski informasi kini banyak tersimpan secara digital pada server komputer, namun informasi penting mengenai bisnis dan perusahaan masih banyak tersedia diatas kertas.

Melempar kertas tersebut ketempat sampah memiliki risiko besar terhadap informasi penting perusahaan maupun data pribadi terekspos. Salah satu cara mengatasi kehawatiran informasi penting jatuh ketangan orang lain ialah dengan menghancurkan dokumen penting tersebut menggunakan paper shredder atau mesin penghacur kertas.

Mesin penghancur kertas adalah alat untuk menghancurkan dokumen penting agar informasi yang tertera tidak disalahgunakan

Berikut sejumlah alasan mengapa paper shredder harus dimiliki setiap kantor atau bila perlu dimiliki secara pribadi.

1. Keamanan

Banyak orang percaya bahwa penipuan dan pencurian informasi dan identitas hanya terjadi pada mereka yang menyimpan informasi secara digital. Pada kenyataannya 43% pelanggaran keamanan terjadi melalui sarana fisik seperti dumpster diving (mendapatkan akses informasi rahasia dengan melihat catatan dokumen perusahaan dari tempat sampah).

2. Melindungi Rahasia Bisnis atau Informasi Penting

Penting untuk melindungi rahasia perusahaan mengingat dunia bisnis sangat kompetitif, bahkan perushaan yang peduli dengan profit selalu menjaga dokumen mereka aman dari lirikan perusahaan pesaing. Sehingga perlu menghancurkan dokumen penting dan bukan membuangnya ketempat sampah.

3. Pengelolaan Sampah Lebih Baik

Pengelolaan sampah selalu menjadi masalah bagi perusahaan. Membuang limbah dengan efektif membuat kantor lebih bersih, teratur dan nyaman. Paper shredder selain mampu menghancurkan dokumen penting juga membantu mengurangi volume sampah kertas, sehingga limbah kertas yang tertampung lebih banyak sebelum mengirimnya ketempat pembuangan.

4. Ramah Lingkungan

Paper shredder juga memberikan perusahaan opsi lain bagaimana menangangi limbah kertas. Ketika mengirim barang perusahaan tidak perlu lagi menggunakan styrofoam, bisa menggunakan limbah robekan keras sebagai bantalan untuk melindungi barang yang dikirim. Robekan kertas juga baik untuk kompos sehingga, selain mengurangi penggunanan styrofoam yang sulit hancur oleh bakteri juga berkontribusi membuat tanah lebih subur. Perusahaan juga bisa memilih opsi untuk mendaur ulang limbah kertas dari paper shredder.

5. Kewajiban Hukum

Ada sejumlah perusahaan yang memiliki kewajiban hukum untuk menghancurkan dokumen-dokumen tertentu untuk melindungi privasi klien. Namun, meski tidak diwajibkan secara hukum perusahaan perlu menghancurkan dokumen yang berisi informasi sensitif demi melindungi privasi klien agar jangan sampai mereka dirugikan bila jatuh ketangan yang salah.

TIPS MENDAPATKAN MESIN PENGHANCUR KERTAS YANG TEPAT

Mesin penghancur kertas memiliki fitur yang berbeda-beda. Seperti apakah produk yang benar-benar Anda butuhkan? Berikut ini penjelasannya.

Cek aspek-aspek penting yang ada

Ada lima hal yang perlu diketahui ketika memilih paper shredder. Di bawah ini kami akan menjelaskannya untuk Anda. Perhatikan dengan saksama sampai akhir, ya!

Tipe manual untuk skala kecil dan tipe otomatis untuk skala besar

Di pasaran, terdapat dua tipe paper shredder yang banyak dijumpai, yakni tipe manual dan tipe otomatis.

• Tipe manual

Cara kerja tipe ini mirip dengan rautan pensil. Anda cukup memutar tuas untuk mengoperasikannya. Karena tipe manual tidak menggunakan listrik, harganya pun lebih ekonomis. Namun, tipe ini mungkin membuat tangan Anda terasa pegal, terutama ketika memotong kertas yang tebal.

• Tipe otomatis

Tipe otomatis membutuhkan listrik saat pengoperasiannya. Oleh karena itu, tipe ini cocok digunakan untuk memotong kertas atau dokumen dalam skala besar.

Ukuran yang sesuai dengan lokasi penggunaan

Saat membeli mesin penghancur kertas, penting sekali memperhatikan lokasi penggunaannya. Jika sudah menetapkan lokasi penempatan, Anda tidak akan kesulitan menggunakannya.

Untuk penggunaan di kantor yang umumnya memiliki ruangan cukup luas, Anda bisa memilih produk dengan ukuran besar. Sementara itu, jika Anda sering berpindah tempat, lebih baik pilih produk yang mudah dibawa dan dipindahkan. Tipe ini biasanya memiliki pegangan khusus.

Kapasitas keranjang tampung juga penting

Mesin berukuran kecil tentu memiliki keranjang tampung berukuran kecil juga. Keranjang tampung seperti ini akan cepat penuh sehingga Anda harus sering mengosongkannya. Karena itu, pilihlah ukuran mesin yang sesuai dengan kebutuhan. Sebagai acuan, simak penjelasan berikut ini.

• Untuk mesin yang diletakkan di atas meja, lebih baik gunakan keranjang penampung berkapasitas ±3 liter.

• Jika diletakkan di bawah meja, lebih baik pilih keranjang tampung berkapasitas ±10 liter.

• Apabila Anda banyak memotong kertas berukuran A4, keranjang tampung berukuran minimal 10 liter akan lebih praktis.

Kesesuaian lebar mulut mesin dengan ukuran kertas

Alangkah baiknya jika lebar mulut mesin sesuai dengan ukuran kertas yang sering digunakan. Jika mulut paper shredder kurang lebar, Anda perlu melipat kertas terlebih dahulu. Hal tersebut tentu saja merepotkan. Jadi, pilihlah mesin dengan lebar mulut yang sesuai dengan kebutuhan.

Suara mesin yang tidak menimbulkan kebisingan

Beberapa model paper shredder memiliki mode sunyi sehingga mengurangi tingkat kebisingan. Namun, mesin pasti akan tetap mengeluarkan suara saat dioperasikan.

Selain itu, saat banyak dokumen yang harus dihancurkan, lama-kelamaan suaranya bisa makin bising. Nah, jika Anda sering menghancurkan banyak dokumen sekaligus, mesin dengan suara yang tidak berisik lebih direkomendasikan.

Pertimbangan metode pemotongan atau ukuran potongan yang dihasilkan

Ukuran potongan yang dihasilkan oleh mesin pemotong kertas memengaruhi tingkat keamanan data Anda. Makin kecil hasil potongan, makin aman pula data Anda. Namun, hasil potongan yang dihasilkan ternyata berkaitan dengan waktu pemotongan dan harga mesin.

Straight cut: Banyak ditemukan pada tipe manual

Straight cut adalah metode memotong secara vertikal sehingga bentuk potongan kertas berbentuk memanjang. Jenis potongan ini banyak ditemui pada produk tipe manual dan produk yang berharga terjangkau.

Namun, karena metode pemotongannya sederhana, banyak huruf yang masih bisa terbaca. Berkas sisa pemotongan juga bisa dirangkai kembali untuk memulihkan dokumen. Alhasil, keamanan data Anda kurang terjamin.

Cross cut: Tingkat keamanan sedang dan harga masih cukup terjangkaU

Tipe ini memotong kertas secara diagonal dengan ukuran yang lebih kecil daripada straight cut. Umumnya, tipe ini memotong secara vertikal dengan sisipan potongan horizontal dalam interval yang teratur. Ini merupakan metode yang kebanyakan digunakan pada produk otomatis.

Mesin yang memiliki metode ini umumnya dijual dengan harga yang masih terjangkau. Produk ini tepat jika Anda ingin melindungi informasi penting dengan lebih aman, seperti alamat surat atau data pribadi lainnya.

Micro cross cut: Keamanan data lebih terjamin

Metode ini menghasilkan potongan yang lebih halus dengan ukuran ±3 mm x 10 mm. Karena hasil potongan lebih kecil dari kedua metode lainnya, waktu yang dibutuhkan untuk menghancurkan dokumen juga lebih lama. Namun, potongan kertas seperti ini membuat dokumen lebih mudah tersebar. Pilihlah produk dengan metode pemotongan ini jika Anda ingin memastikan informasi Anda tetap aman.

Tentukan berdasarkan kinerjanya

Ada tiga kinerja paper shredder yang harus Anda perhatikan. Dengan memperhatikan ketiganya, Anda akan dapat membedakan produk berdasarkan kualitas masing-masing.

• Mesin penghancur kertas memiliki waktu pengoperasian maksimum, ±5 menit atau 10 menit. Jika terlampaui, mesin biasanya akan otomatis mati dan tidak dapat digunakan sampai motor mendingin. Anda yang perlu menghancurkan banyak dokumen, pilihlah produk yang dapat dioperasikan dalam jangka waktu lebih lama.

• Makin cepat kemampuan produk dalam memotong kertas, makin berisik pula suara yang dihasilkan. Ukuran potongan kertas yang dihasilkan juga besar sehingga tingkat keamanan berkurang. Pertimbangkan kedua hal ini sesuai dengan kebutuhan Anda.

• Jumlah maksimum per entry adalah jumlah lembaran kertas yang bisa ditumpuk dan dimasukkan sekaligus dalam satu waktu. Makin banyak kertas yang dapat ditumpuk, pekerjaan Anda pun makin cepat selesai. Namun, jumlah tumpukan kertas yang berlebihan juga dapat mengakibatkan mesin macet.

Periksalah fungsi praktis lainnya

Mesin yang multifungsi tentu dapat membantu Anda bekerja dengan lebih efisien. Nah, di bawah ini adalah fungsi-fungsi praktis lain yang umumnya ada pada mesin penghancur kertas.

• Untuk mencegah macet saat pengoperasian, pastikan paper shredder dilengkapi dengan reverse function. Pemotong dapat diputar ke arah sebaliknya agar kertas yang macet bisa dikeluarkan dengan lebih mudah.

• Jika Anda memiliki banyak kaset atau kartu dan ingin menghancurkannya, pilih produk dengan kemampuan memotong kaset CD/DVD dan kartu.

• Agar mesin tidak mudah panas dan rusak, produk dengan overheating protection layak dipertimbangkan. Adanya fungsi ini membuat mesin memutus daya secara otomatis jika panas melebihi suhu operasi maksimum.